Revisi 2 Tugas Bahasa Inggris 1 (Business English Letter)

1. Letter Head (kepala surat)

Letter Head atau kepala surat, digunakan untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor atau organisasi dan keterangan lain mengenai badan organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Terletak di paling atas dari sebuah surat, ini berlaku baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, logo perusahaan nomor telepon, faksimili, website perusahaan, e-mail perusahaan, dll.

2. Date (tanggal)

Tanggal surat berfungsi agar si penerima surat tahu kapan surat itu ditulis dan dibuat. Tanggal surat ini terletak dipaling kanan atas tepatnya satu baris di bawah kepala surat. Dalam hal penulisan tanggal, nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka tetapi harus ditulis dengan jelas dan lengkap. Format penulisan tanggal untuk British dan American berbeda, berikut perbedaannya :

Contoh :

British style

7^thSeptember 2013

Format penulisan tanggal pada British style hampir sama dengan format penulisan pada Indonesian style, dengan posisi tanggal di sebelah kanan atas. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst.

American style

August 17, 2013

Untuk penulisan tanggal pada American style, posisi tanggal terletak di kiri atas surat. Format penulisannya yaitu, nama bulan terletak di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda koma dan kemudian tahun.

3. Inside Addres (alamat yang dituju)

Alamat surat digunakan sebagai petunjuk langsung kepada siapa surat tersebut harus disampaikan atau ditujukan. Posisi alamat surat adalah di sebelah kiri atas setelah penulisan tanggal surat.

Contoh :

Mr. Yudha Pradipta

Lockwood & Lockwood

291 Broadway Ave.

New York, NY 10007

United States

4. Reference (Referensi)

Digunakan sebagai pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirimkan atau yang diterima, juga digunakan untuk mengingatkan referensi dari si penerima kepada si pengirim tentang topik yang akan dibicarakan. Untuk penulisan referensi dapat diberi tulisan bergaris bawah, dan jika anda ingin menyertakan referensi anda dapat menulisnya seperti berikut.

Contoh :

Your Ref: KPS/C3, Our Ref: Con/13/1
As per your letter of June 8th
As we discussed on phone today,
Thank you for your letter of 4nd May
With reference to your advertisement in the Bekasi pos, 5st January, 2011.

5. Subject (Hal)

Penulisan subject atau Hal berfungsi untuk mengetahui tujuan dari isi surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Dalam British style dan American style, penulisan subject/hal dianggap tidak terlalu penting oleh karena itu sebagian besar penulis jarang untuk menuliskan subject/hal. Untuk penulisan subject terdapat perbedaan antara British style dan American style.

British style : subject dituliskan di bawah salutation.
American style : subject dituliskan di atas salutation

6. Salutation (Salam Pembuka)

Salam pembuka merupakan salam hormat penulis sebelum memulai pembicaraan, terletak di sebelah kiri di bawah penulisan alamat dan sebelum isi surat. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil. Untuk penulisan salam pembuka terdapat perbedaan antara British style dan American style.

Contoh :

British style : Dear Miss, Dear Mrs. ,Dear Sir
American style : Dear Madam : , Dear Sir :

7. Body of the Letter (Isi Surat)

Isi surat merupakan bagian pokok dari surat atau tubuh surat itu sendiri yang berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.

8. Complimentary Close (Salam Penutup)

Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis setelah mengakhiri pembicaraan. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Untuk penulisan salam penutup terdapat perbedaan antara British style dan American style.

Contoh :

Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

9. Signature and Writer’s Identification (Tanda Tangan dan Nama Penulis)

Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat. , beserta nama jelas penulis surat. Dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf kapital, tanpa diberi tanda kurung.

10. Enclosure (lampiran)

Lampiran berfungsi agar penerima surat dapat meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Contohnya berupa buku, surat keterangan, brosur, kuitansi dll.

11.Carbon Copy Notation (Tembusan)

Tembusan surat dibuat apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat, dan dalam beberapa hal diharapkan pihak lain itu memberikan tanggapan seperlunya. Kata tembusan ditulis denmgan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik dua, tanpa digaris bawahi. Tipe penulisan kalimatnya sebagai berikut :

CC, cc, cc : , Copies to :

12.Postcript (P.S)

Berada di sebelah kiri bawah tepatnya setelah penulisan cc. Postscript digunakan untuk menambahkan poin tambahan dari isi surat dan menjadi cara yang berguna untuk menarik perhatian pembaca. Penggunaan postscript pada suatu surat perlu diperhatikan karena postscript dapat menjadi bagian yang berguna dan menarik, tapi juga bisa menjadi hal yang menjengkelkan. Dianjurkan untuk menghindari penggunaan postscript pada English Business letter.

Contoh :

P.S - I wish you the best of luck with everything you do!

Form and style of English Business Letter

1. Idented style or British style

Bentuk suratnya menjorok ke dalam bertekuk. Penulisan alamat tidak sejajar terletak di sebelah kiri atas di bawah penulisan tanggal dengan cara penulisan seperti yang terlihat pada gambar. Untuk format penulisan paragraf pada indented style setiap paragraf baru diberi jarak. Posisi alamat, referensi, subjek, dan salam pembuka terletak di bagian kiri surat setelah penulisan tanggal. Salam penutup, tanda tangan, nama jelas terletak di sebelah kiri.

2. Full Block style

Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai dari margin kiri. Mempunyai bentuk lurus penuh, yaitu rata pada sisi kiri, Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris. Bentuk paragraf Full Block style sama dengan Block style. Bedanya posisi tanggal pada Block style terletak di kanan atas. Sedangkan pada Full Block style terletak di kiri atas. Jarak antara kepala surat dengan tanggal diberi spasi 2 baris. Antara tanggal dengan perihal diberi spasi 2 baris.

3. Modified Block style

Pada Modified Block style, bentuk isi surat adalah lurus rata kanan kiri sama seperti bentuk paragraf pada Full Block style, semua bagian surat diketik dari margin kiri. Tanggal surat terletak di kanan atas, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian kiri surat.

4. Semi Block style

Pada Semi Block style, bentuk paragraf sama dengan bentuk Indented style. Semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus. Kecuali pada isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak. Posisi tanggal terletak di sebelah kanan setelah kepala surat, untuk alamat, referensi, subjek, dan salam pembuka terletak di bagian kiri surat setelah penulisan tanggal. Tanda tangan terletak di sebelah kanan surat.

5. Hanging style

Bentuk Hanging style hampir sama dengan bentuk Semi Block style. Bedanya pada isi surat bentuk paragraf menyondong ke bawah pada awal paragraphnya. Jarak spasi paragraf satu dan seterusnya 5 ketukan. Posisi tanggal terletak di sebelah kanan setelah kepala surat, untuk alamat, referensi, subjek, dan salam pembuka terletak di bagian kiri surat setelah penulisan tanggal. Tanda tangan terletak di sebelah kiri.

Sumber :